Projekt: sklep internetowy prowadzony przez Toros Media Group (Tmedia) — import żywności BIO od zagranicznego dostawcy
Zakres: projekt i budowa automatyzacji obiegu faktur zakupowych i kartotek produktowych
Rok: 2026
Problem
Ten case study zaczyna się od pracy, której nikt nie chce wykonywać.
Po każdej dostawie z zagranicy przychodzi faktura w PDF — długa lista pozycji w obcym języku, wartości w euro, indeksy dostawcy, które nie mają nic wspólnego z indeksami w sklepie. Żeby cokolwiek z tym zrobić, ktoś musi: przepisać każdą pozycję, znaleźć kurs waluty z właściwego dnia — a to nie jest dzień faktury, tylko ostatni dzień roboczy przed nią — przeliczyć wartości, sprawdzić, czy suma się zgadza z fakturą, dopasować każdą pozycję do produktu w sklepie, a te, których w sklepie nie ma, wypisać osobno.
W naszym własnym sklepie zajmowało to kilka godzin po każdej dostawie i sprowadzało się do wypełniania arkusza o trzydziestu kolumnach. Praca w stu procentach mechaniczna, w stu procentach podatna na pomyłkę i w stu procentach blokująca to, co ma sens: wystawienie nowych produktów na sprzedaż.
Znamy ten problem dobrze, bo to nasze własne pieniądze i nasz własny czas.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy automat, który przejmuje całą część mechaniczną i zostawia człowiekowi wyłącznie decyzje.
1. Odczyt faktury
Automat czyta PDF — także skan — i wyciąga nagłówek faktury oraz każdą pozycję z osobna: indeks dostawcy, nazwę oryginalną, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową i wartość. Rozpoznaje też korekty i pozycje ujemne, które przy ręcznym przepisywaniu są klasycznym źródłem błędu.
2. Kontrola arytmetyki — zanim cokolwiek pójdzie dalej
Każda pozycja jest sprawdzana osobno (cena razy ilość musi się zgadzać z wartością), a suma wszystkich pozycji musi się zgadzać z kwotą na fakturze. Tolerancja to grosze — dosłownie. Niezgodność zatrzymuje przetwarzanie i wysyła powiadomienie, zamiast wpuścić błąd do kartoteki.
3. Kurs waluty zgodny z przepisami, nie „z dnia faktury”
Automat pobiera kurs z tabeli NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia faktury — tak, jak wymaga ustawa o VAT. Sam radzi sobie z weekendami i świętami, cofając się do najbliższego dnia, w którym tabela istnieje. To drobiazg, który przy ręcznej pracy potrafi zepsuć całe rozliczenie.
4. Weryfikacja kontrahenta
Numer VAT dostawcy jest sprawdzany w unijnym rejestrze podatników. Nieaktywny numer to sygnał alarmowy zanim towar trafi na półkę, a nie trzy miesiące później przy rozliczeniu.
5. Klasyfikacja każdej pozycji — sedno całego rozwiązania
Automat porównuje każdą pozycję z faktury z kartoteką sklepu i przypisuje jej jeden z czterech statusów, oznaczonych kolorem:
- jest w sklepie i jest aktywna — nic nie trzeba robić, uzupełnia się tylko cena zakupu,
- jest w kartotece, ale nie na sklepie — wymaga decyzji: wystawiamy czy nie,
- nowość, nie ma jej w ogóle — trafia na listę produktów do utworzenia,
- korekta — obsługiwana osobno, z wartością ujemną.
Dopasowanie idzie po indeksie dostawcy, potem po kodzie kreskowym, a na końcu — dla pozycji, które nie pasują wprost — po znaczeniu nazwy. Każda pozycja niesie ze sobą informację, jak pewne jest dopasowanie, więc od razu widać, co wymaga sprawdzenia przez człowieka.
6. Gotowy arkusz do decyzji
Na wyjściu jest jeden arkusz: nagłówek z danymi faktury, kursem i sumami w obu walutach, pod nim wszystkie pozycje w osiemnastu kolumnach — z kolumną „akcja” do wypełnienia. Praca człowieka sprowadza się do przejrzenia gotowego zestawienia i podjęcia decyzji tam, gdzie automat je przygotował.
7. Kartoteka pozostaje pod kontrolą człowieka
Automat świadomie nie zapisuje niczego do głównej kartoteki produktów. Przygotowuje materiał i czeka na decyzję. Kartoteka steruje sklepem i cenami — to nie jest miejsce na automatyczny zapis bez akceptacji.
8. Kontrola przed wystawieniem produktu
Produkt idzie na sklep dopiero po przejściu listy warunków: ma cenę, ma opis odpowiedniej długości, ma co najmniej jedno zdjęcie, ma przypisaną kategorię, ma kod kreskowy, ma poprawny adres. Brak choćby jednego elementu blokuje publikację i wysyła powiadomienie. Nic nie trafia na sklep w stanie „prawie gotowym”.
Wyniki
Kilka godzin ręcznego przepisywania zastąpione jednym uruchomieniem
Cała część mechaniczna — przepisywanie pozycji, szukanie kursu, przeliczanie, sprawdzanie sum, dopasowywanie do kartoteki — dzieje się bez udziału człowieka. Zostaje przejrzenie gotowego zestawienia i decyzje. To najważniejszy efekt tej automatyzacji.
Każda pozycja przyjeżdża z gotową decyzją do podjęcia
Cztery statusy, cztery kolory, kolumna „akcja”. Nie trzeba pamiętać, co było na poprzedniej fakturze ani szukać, których produktów jeszcze nie ma w sklepie — automat już to zestawił.
Błędy arytmetyczne wychodzą przed rozliczeniem, nie po
Kontrola sumy i pozycji z dokładnością do grosza zatrzymuje niezgodność w momencie, w którym da się ją jeszcze wyjaśnić z dostawcą.
Kurs waluty zawsze zgodny z przepisem
Bez ręcznego szukania tabeli NBP i bez ryzyka wzięcia kursu z niewłaściwego dnia — łącznie z obsługą świąt.
Kartoteka pod kontrolą, sklep bez półproduktów
Automat nie zapisuje do kartoteki bez akceptacji, a lista warunków przed publikacją nie wpuszcza na sklep produktu bez ceny, opisu, zdjęcia czy kategorii.
Proces obsługuje kartotekę liczącą kilkadziesiąt pozycji produktowych i jest projektowany na kilka do kilkunastu faktur miesięcznie.
Co z tego wynika dla Twojej firmy
Jeżeli prowadzisz sklep na towarze importowanym albo na asortymencie, który regularnie się zmienia, ta sama praca dzieje się u Ciebie po każdej dostawie. Zwykle robi ją osoba, która powinna robić coś innego — i zwykle nikt nie liczy, ile to kosztuje, bo koszt jest rozproszony w godzinach.
Zbudowaliśmy to najpierw dla siebie, na własnym sklepie, żeby odzyskać własny czas. To znaczy, że wiemy, gdzie ten proces boli, bo bolał nas.
Zaczynamy od przejrzenia Twojego obiegu: co przychodzi, w jakiej formie, kto to przepisuje i dokąd. Zwykle po tej jednej rozmowie widać, ile z tego da się zdjąć z ludzi.
Najczęstsze pytania
Czy automat sam zmieni ceny w moim sklepie?
Nie, i to jest decyzja projektowa, nie ograniczenie. Automat przygotowuje materiał i zatrzymuje się przed zapisem do kartoteki produktowej. Kartoteka steruje cenami i dostępnością, więc każdy zapis wymaga akceptacji człowieka.
Co się dzieje, gdy faktura nie zgadza się arytmetycznie?
Przetwarzanie zostaje zatrzymane, arkusz dostaje status ostrzegawczy, a Ty — powiadomienie. Automat nie „domyśla się” brakującej kwoty i nie zaokrągla, żeby się zgodziło.
Czy poradzi sobie ze skanem faktury zamiast pliku tekstowego?
Tak — skany są odczytywane obrazowo. Jakość odczytu zależy od jakości skanu, dlatego kontrola arytmetyczna działa niezależnie od sposobu odczytu i wyłapie pozycję źle rozpoznaną.
Mam innego dostawcę i inny układ faktury. Czy to zadziała?
Odczyt jest dopasowywany do układu dokumentu konkretnego dostawcy — to część wdrożenia. Reszta procesu — kurs, weryfikacja kontrahenta, kontrola sum, klasyfikacja pozycji, warunki przed publikacją — jest wspólna niezależnie od dostawcy.
Czy to działa tylko dla sklepów internetowych?
Sam schemat — dokument w PDF, ekstrakcja pozycji, walidacja, dopasowanie do kartoteki, arkusz decyzyjny — jest niezależny od branży. Sklep to po prostu przypadek, w którym najlepiej widać efekt, bo kończy się wystawieniem produktu na sprzedaż.